Samarbeidsavtale Hokas

Bakgrunn og Formål
Det er inngått følgende samarbeidsavtale ( heretter kalt Avtalen) med oppdragstaker, heretter kalt Kunden, og Hokas Collection/Hokas Credit, heretter kalt Hokas. Hokas Credit AS ivaretar førinkasso oppfølgingen, mens Hokas Collection AS ivaretar inkassoppfølgingen. Avtalens formål er å regulere partenes samarbeid, hvor hokas leverer ytelser i form av fakturaoppfølging og inkasso iht de betingelsene i denne avtalen og dens vedlegg

Avtalen,  vedlegg, rekkefølge og endringer
Kontrakten består av de vilkår som er beskrevet i denne avtalen og vedlegg angitt under.

 Vedlegg 1. Prosedyre
 Vedlegg 2. Priser fakturaoppfølging og inkasso
 Vedlegg 3. Generelle vilkår iht lov av 13. Mai 1998 - lov om inkasso

Hokas er berettiget til å endre priser og andre betingelser i Avtalen med en måneds skriftlig varsel ved forhold som vil påvirke porteføljen  i forbindelse med endringer i bransjens rammevilkår, datakvalitet, kredittrutiner, samarbeidsform, eller prisutvikling. Ved endringer sender Hokas oppdaterte priser eller tillegg til avtalen. Dette krever da ikke ny underskrift eller aksept fra kunden. Oppdaterte priser og vilkår vil til enhver tid ligge på http://www.hokas.no/samarbeidsavtale/ og i fanen innstillinger ved login i ESP.

Hokas avregner hver måned i henhold til avtale priser.

Varighet og opphør
Avtalen trer i kraft på datoen man har markert og akseptert samarbeidsavtalen påhttp://www.hokas.no/samarbeidsavtalen/. Prøvetidens varighet er 6 måneder. Ønsker man å avslutte etter endt prøvetid må dette gis beskjed om skriftlig med en måneds varsel. Heretter kan avtalen sies opp med 12 måneders varsel .

Når kunden opphever eller sier opp Avtalen som følge av Hokas mangelfulle håndtering eller lignende, skal kunden før oppsigelse eller opphevelse trer i kraft, gi Hokas en rimelig frist til å rette opp på det forhold, som gir anledning til kundens oppsigelse eller opphevelse. Når kunden i dette tilfelle ikke ønsker fakturaoppfølging av løpende saker, er Hokas berettiget til å fakturere for gjennomsnittet av de siste tre aktive måneder (hver måned i oppsigelsesperioden).

Ved eventuell avslutning av samarbeid, vil Hokas fortsette inndrivelsen av allerede registrerte inkassooppdrag. Om kunden ønsker oppdragene tilbakeført, vil belastning i skje i henhold til bestemmelsene om trekking av sak.

Ved vesentlig mislighold av forpliktelsene, kan hver av partene heve avtalen med 14 dagers skriftlig varsel. Avvikling av allerede registrerte inkassooppdrag vil skje etter bestemmelsene om trukket inkassosak.


Ansvarsbegrensning
Ved mangelfull informasjon fra kunden vedrørende betalings-, faktura-, og kreditnota filer, som fører til feilaktig oppfølging, kan Hokas ikke bli gjort økonomisk ansvarlig for de følger dette måtte medføre. Om Hokas sender ut feil informasjon, vil mottaker bli kontaktet og orientert om feilen og at den er rettet. Utover dette er ikke Hokas forpliktet å kompensere for andre eventuelle feil.

Hokas er ikke forpliktet til å dekke indirekte tap.

Personopplysninger
Hokas bekrefter å inneha konsesjon fra finanstilsynet i Norge til å utføre fremmedinkasso og er dermed behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger under fakturaoppfølging og inkasso. Det inngås derfor ikke Databehandleravtale etter personopplysningsloven §13, jf. §15 og personopplysningsforskriftens kap 2. Personopplysninger vil bli behandlet etter gjeldende Bransjenorm for behandling av personopplysninger i den norske inkassobransjen - tilgjengelig på Datatilsynet sine nettsider.

Fortrolighet/Taushetsplikt
Partene må ikke videregi de forretningshemmeligheter, som de får kjennskap til fra en annen part til tredjemann. Slike forretningshemmeligheter må kun anvendes som ledd i partenes oppfyllelse av Avtalen. Partene skal påse og sikre, at også ansatte medarbeidere respekterer plikten til hemmeligholdelse. Taushetsplikten vil også bestå etter Avtalens opphør.

Verneting
Tvister etter denne avtalen reguleres av Norsk lov med Porsgrunn og Skien som riktig verneting.

Vedlegg 1

Prosedyre

 Hokas mottar løpende åpne fakturaer og åpne kreditnotaer og betalinger fra kundens økonomisystem.
 Kunden er ansvarlig for at det gis korrekte opplysninger om fakturabeløp, forfallsdato samt navn og adresse på debitorene.
 Partene avtaler en tidslinje for hvordan de forskjellig debitorer skal purres. Kunden blir kontaktet av saksbehandler for å skreddersy denne.
 Det er mulig å lage en nedre beløpsgrense for utsendelse av purring. De debitorer som ikke betaler i henhold til dette, og i overensstemmelse med gjeldende lovgivning, blir purret.
 For å unngå at debitorer følges opp feilaktig, kan kunden via sin login på hokas.no, se:
Dagens purreliste – hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå
Saldoliste – hvor alle åpne fakturaer vises og hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå
Klar for inkasso – hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå
 Alle purringer påføres kundens kontonummer, slik at fakturabeløp, renter og omkostninger innbetales direkte til kundens konto.
 Kunden har løpende adgang og full kontroll på www.hokas.no, hvor kunden blir tildelt egen login til de personer som ønsker det.
 Når en faktura har kun renter og gebyr som utestående og det ikke har vært påminnelsesaktivitet på restbeløpet i 3 måneder, vil de bli avsluttet/avskrevet automatisk. Dette for at Hokas ønsker å ha fokus på reelle fordringer som kunden ønsker at Hokas skal arbeide med.

Vedlegg 2

Priser fakturaoppfølging og inkasso
 FLEX
Kr 0,- pr faktura
Innbetalte renter og gebyr tilfaller Hokas **
Purringer med tillagte renter og gebyr, kr 0,-
Slette krav som hindrer at Hokas kan innkreve renter og gebyr, belastes med et purregebyr**


 STANDARD
Kr 0,- pr faktura
Innbetalte renter og gebyr tilfaller Hokas **
Purringer med tillagte renter og gebyr, kr 0,-
Ettergivelse av Hokas renter og gebyr er gratis etter at det er sendt en restpurring, ellers koster det et purregebyr**


 PREMIUM
Avtalt pris pr faktura.
Innbetalte renter og gebyr tilfaller Kunden **

GENERELT
 Purringer uten gebyrer koster et halvt purregebyr. ** Det er påminnelser, gjenutsendelser og kontoutskrifter.
 Ettergivelse av Hokas renter og gebyr koster det et purregebyr**
 Forsendelsesomkostninger kommer i tillegg på alle purringer
 Abonnement/filintegrasjonskostnad kan tilkomme *
 Ved passiv avtale hos Hokas vil kunden bli fakturert 2 purregebyr** pr måned som et minimum.
 Om kunden står på purrestopp eller har lavere aktivitet/avregning enn en gjennomsnittlig måned vil kunden bli fakturert for gjennomsnittet av de siste 5 aktive måneder hvor høyeste fakturasum trekkes fra eller avtalt minstepris.
 Etableringsgebyr*


*  Dette kan variere noe pr. økonomisystem,  og du vil få bekreftelse på dette fra Hokas angående pris for ditt økonomisystem, hvor Hokas er avhengig av tredjepart for å få laget en integrasjon.
** Purregebyrer og renter justeres etter gjeldende satser i henhold Inkassolovgivningen.


Inkasso
Samtlige overnevnte pakker inkludere også inkassotjeneter fra Hokas. Hokas sender skyldner betalingsoppfordring og øvrige kravbrev og iverksetter andre former for oppfølging. Ved løst inkassosak tilfaller innbetalte renter og salærer Hokas som vederlag for tjenesten.

Uløst inkassosak overføres til overvåking hvor kunden bærer alle omkostninger ved oppfølging og fornying av krav ved overvåking. Ved trekking av overvåkingsak faktureres oppdragsgiver for 100% av tariffmessig salær. Ved løst overvåkssak tilfaller betalte renter og salær Hokas, samt 40% av betalte hovedkrav.

Alle oppdrag kan omkostningsfritt trekkes inntil 30 dager etter at oppdraget ble registrert. Deretter faktureres oppdragsgiver for 50% av påløpt salær.

 Oversikt over inkassosalær
https://www.virke.no/globalassets/bransje/bransjedokumenter/inkassosatsene-01-01-2017.pdf
 Oversikt over rettslige salærer og rettsgebyrer
https://www.virke.no/globalassets/var-politikk/andre-dokumenter/nokkeltall-for-salarer-og-gebyrer-ar2018.pdf

Vedlegg 3

Generelle vilkår
 Iht lov av 13. Mai 1988 nr.26 - lov om inkasso
Hokas forpliktelser
1.1 HOKAS Collection AS,(heretter kalt Hokas) forplikter seg til å innkassere forfalte fordringer etter gjeldende regler for god inkassoskikk og de til enhver gjeldende lovbestemmelser. For inkasso gjelder regler i Inkassoloven med tilhørende forskrifter.
1.2 Dersom det ved mottagelse av et oppdrag , eller på et senere tidspunkt fremkommer opplysninger som etter Hokas sin vurdering vil medføre at det strider mot god inkassoskikk å fremme saken, kan oppdraget avvises eller saksbehandlingen avsluttes som trukket sak.

Oppdragsgivers forpliktelser
2.1 Før oversendelse til inkasso, skal et inkassovarsel iht Inkassolovens §9 være sendt skyldner med frist på minimum 14 dager (Hokas ivaretar dette ved benyttelse av purretjenester). Oppdragsgiver forplikter å informere Hokas om endringer i kravet, direktebetaling eller om det er innsigelse i kravet. Registreres kravet online via vårt Kundekontor skal ikke påløpte forsinkelsesrente eller purregebyr registreres.
2.2 Oppdragsgiver er ansvarlig for at saksinformasjonen som oppgis til Hokas er korrekt og fullstendig ved registrering av sak. Spesielt viktig opplysning er korrekt juridisk betegnelse på skyldneren samt at krav mot mindreårige ikke registreres som inkassosak. Org.nr/fødselsnr bør oppgis.
2.3 Dersom oppdragsgiver ikke oppfyller sine forpliktelser, og dette får økonomiske konsekvenser, er oppdragsgiver ansvarlig for dette.
2.4 Ved forespørsel må kunden kunne fremlegge  dokumentasjon for kravet. Kan det ikke fremlegges dokumentasjon innen 30 dager, kan Hokas avslutte oppfølgingen av kravet og fakturere etter bestemmelsene om trekking av sak.
2.5 Ved innfordring av omtvistede krav, krav mot mindreårige og umyndige,samt andre krav hvor det ikke er adgang til å pålegge skyldner utenrettslige omkostninger, kan kunden bli fakturert utenrettslige omkostninger iht inkassoforskriftens salæretabell på det tidspunkt kravet blir betalt.

Hokas plikter
3.1 Hokas skal iverksette nødvendige tiltak for å få kravet betalt. Hokas har skjønnsmessig mulighet til å inngå avdragsordninger, betalingsutsettelser, stille saken i bero, iverksette rettslige skritt og overføre kravet til overvåking. Hokas kan, i saker som er registrert som overvåking sak, redusere renter, bryte foreldelse, begjære tvangsfullbyrdelse eller avslutte kravet dersom dette vurderes som korrekt tiltak. Unntatt fra fullmakten er konkursbegjæring hvor godkjennelse fra oppdragsgiver må innhentes.
3.2 Hokas vil i de tilfeller hvor disposisjonsretten er begrenset ( jfr. Inkassolovens §14) ta forbehold om at Kunden umiddelbart fremskaffer de nødvendige fullmakter.
3.3 Hokas plikter å oppdatere Kundekontoret for å holde kunden underrettet om sakens gang. Rapporter på hele porteføljen kan genereres i Kundekontoret.

Økonomi
4.1 Klientmidler står inne på særskilt konto, jfr Forskrifter til Inkassolovens §4-1. Innkasserte midler avregnes iht avtale og remitteres ukentlig eller etter avtale. Under henvisning til til inkassoloven §3, jfr. §16, godskrives ikke Kunden renter av innkasserte midler opptjent på klientkonto.
4.2 Hokas vil forskuttere offentlige gebyr for oppdragsgiver ved rettslige skritt. Hokas vil fortløpende fakturere Kunden. Hokas benytter 14 dagers forfall på sine fakturaer. Fakturagebyr kan bli tillagt.
4.3 Hokas har motregningsrett til dekning av forfalte ubetalte salærer og gebyrer i andre saker for samme oppdragsgiver.
4.4 Ved direktebetaling til oppdragsgiver vil Hokas avregne saken som betalt. Innkreving av utestående salær og renter vil fortsette. Ved ubetalt restkrav vil oppdragsgiver faktureres for 50% av påløpt salær.
4.5 Ved feilsendt krav kan oppdragsgiver trekke saken kostnadsfritt de første 30 dager etter at saken er registrert hos Hokas. Deretter faktureres oppdragsgiver for 50% av påløpt salær.
4.6 Det beregnes mva av alle Hokas sine inntekter knyttet til saker fra oppdragsgiver. Dette belastes oppdragsgiver men utgjør ingen kostnad for de oppdragsgivere som er mva pliktige. Hokas forbeholder seg retten til å kunne motregne dette mot utbetalinger til oppdragsgiver.
4.7 Ved delvis løst sak dekkes først påløpte offentlige gebyr. Deretter tariffmessig salær, hovedstol, renter og andre omkostninger.

Overvåking, konkursbehandling, utenlandsinkasso og MVA
5.1 Uløst inkassosak overføres til overvåking. Eventuelle påløpte offentlige gebyr vil faktureres oppdragsgiver. Ved løst overvåking sak tilfaller 60% oppdragsgiver.
5.2 Dersom konkurs eller gjeldsordning åpnes, eller skylder er meldt død, og Hokas blir informert, kan Hokas melde kravet på forespørsel mot et vederlag.
5.3 Utenlandsinkasso, i henhold til nærmere avtale i hvert enkelt tilfelle.
5.4 Det beregnes mva av alle Hokas sine inntekter knyttet til saker fra oppdragsgiver. Dette belastes oppdragsgiver men utgjør ingen kostnad for de oppdragsgivere som er mva pliktige. Hokas forbeholder seg retten til å kunne motregne dette mot utbetalinger til oppdragsgiver.

Fullmakter
6.1 Hokas gis fullmakt til å iverksette de utenomrettslige og rettslige tiltak de finner tjenelige i alle registrerte oppdrag. Herunder inngår nedbetalingsavtaler, betalingsutsettelser, forliksbehandling, utleggsbegjæringer og begjæringer om tvangssalg. Dette gir Hokas videre fullmakter enn det som følger av inkassoloven § 14.
6.2 Hokas beholder fullmakten også etter avtalens opphør for de oppdrag som allerede er registrert og som Hokas skal fortsette inndrivelsen av.

Oppsøkende virksomhet
7.1 Oppsøkende virksomhet avtales i hvert enkelt tilfelle.